Cevap : Personel kart kaydı- personel takip sekmesinde giriş kart numarası alanına mouse ile sol tıklayın mevcut veri varsa silin, daha sonra kartı üzerinde işlem yaptığınız personelin giriş kartındaki barkodu, barkod cihaz ile bu alana okutun ve kaydedin.

Barkodlu proximity kartlar ve parmak izi okuyucu sistemler ile kapı ekranı, mesai, vardiya, maaş kayıtları ve giriş-çıkış kayıtlarınızın takibini yaparak, personel giriş ve çıkışlarını kontrol altına alabilirsiniz.

WOLVOX İK Giriş-I
İK nın kullanımına başlarken ilk yapılması gerekenler Şirket Seçimi, Genel ayarlar, İş yeri kayıtları, Yasal sabitlerin tanımlanmasıdır.

1)ŞİRKET SEÇİMİ

Kontrol Panelinde “Yetkili ==> Şirket Kayıt İşlemleri” kısmından ilk önce şirket (veya şirketlerin) tanımlarının yapılması gereklidir.İK programı açıldığında “Yetkili ==> Şirket Seçimi” kısmına gelinerek buradan işlem yapacağımız şirketin seçilmesi veya değiştirilmesi işlemi gerçekleştirilebilir.İsteğe bağlı olarak “Varsayılan Yap” tanımlaması yapılarak program açılışı esnasında şirket seçim işlemini otomatik yapmamıza olanak verir.

2)GENEL AYARLAR

2-a)Parasal Ayarlar
Programda kullanacağınız para birimleri ile ilgili ayarları buradan yapabilirsiniz. Virgülden sonraki basamak sayısını yükselterek, yuvarlama olan rakamlarda yuvarlama yapmamasını sağlayabilirsiniz. Bordro küsurat yuvarlama seçeneği ile küsuratlı hesaplamalarda rakamları aşağı ya da yukarı yuvarlatarak net rakamı elde edersiniz.

2-b) Personel Takip

 -Maaş Hesaplama Sekmesi
Personel takip modülünüzle ilgili ayarlamaları yapabileceğiniz alandır. ‘Personel takip maaş hesabı kullan‘ seçeneğini işaretlemeniz durumunda giriş çıkış bilgilerine göre personelin net maaşının hesaplaması yapılmaktadır. Buna göre personel kartında personel takip alanına maaş bilgisi yazılmış ise bu seçenek işaretlendiğinde kaydındaki maaşından gelmediği günlerin kesintisini yapacak veya ayarlarınıza bağlı olarak fazla mesaiyi maaşına dahil edecektir.

-Giriş Çıkış Saati Yuvarlama Sekmesi
Bu alandan personelinizin giriş çıkışı ile ilgili yuvarlama dilimlerini belirleyebilirsiniz. Yuvarlama şekline göre maaş hesaplaması yapmaktadır.

 2-c) Personel Kartları
Personel kart kaydı için personel numarasının otomatik verilmesini istiyorsanız bu alanı kullanmanız gerekmektedir. Buradan personel kodunun başına yazılmasını istediğiniz özel bir kod var ise belirtebilirsiniz.

2-d) Genel Ayarlar
Bu seçeneği işaretlemeniz durumunda personelinize vermiş olduğunuz avansı ön muhasebe programımızdan direkt olarak personel kartına yansımasını sağlayabilirsiniz. İşlemin doğru olması için hareket cari hareket girişi alanını kullanmanız ve hareketin özel kodu alanına açıklamada belirtildiği gibi AVANS_AYYIL yani AVANS_082009 yazılmalıdır.

3)İŞYERİ KAYIT İŞLEMLERİ

Şirketimize ait iş yeri kayıtları bu alandan yapılmaktadır.

3-a) İşyeri Kayıtları

İş yeri kodu, iş yeri adı,Yetkilisi v.b iş yeri bilgilerimizi girebiliriz.

3-b) Departman Kayıtları

Departman  bilgileri alanında departman kayıtlarınızı yapabilirsiniz.

3-c) SSK- Bordro Bilgileri

İlgili sekmeler;

Genel —> şirketinize ait SSK – Bordro bilgilerini kaydetmenize olanak verir.
Muhasebeci Bilgileri —> Muhasebecinize ait bilgileri bu sekmeden girebilirsiniz.
Personel Sigorta grupları —> Bu alanında ise Personel sigorta gruplarını görebilirsiniz. Değiştirmek istediğiniz sigorta oranlarını bu alandan değiştirebilirsiniz.
Ek Gelir/ Ek Kesintiler —> İş yerinizde personellerinize uygulamış olduğunuz ek gelir/ek kesintileri bu alandan tanımlayabilirsiniz.

 
4) YASAL SABİTLER

Bu alanda yasal sabitleri belirleyebilirsiniz. İşyerlerine ait sabitler bu alandan alınmaktadır. İş yeri bul butonuna tıkladığınız zaman tanımlı olan yasal sabitler otomatik olarak tüm aylara gelecektir. “WEB den Güncelle” seçeneği ile değişen yasal sabitler güncellenebilmektedir. İlgili sabitleri diğer aylardan alıp , aktarma işlemlerinide gerçekleştierbilirsiniz.

Not:  Güncelleme yapabilmek için internet bağlantınızın olması gerekmektedir.

Ayrıca “Gelir Vergisi Bilgileri” ve “Ek Bilgiler” sekmesinden de ilgili yasal bilgiler incelenebilir.

Bu bölümde işletmenizde uygulamış oldugunuz vardiya kayıtlarını yapabilirsiniz. Vardiya adı, tanımı, başlama ve bitiş saatlerini, mesai kat sayını girdikten sonra kaydet butonuna basarak vardiya kaydımızı tamamlamış oluruz.

Hafta sonu tatili ve resmi tatiller için de vardiya tanımı yapmalısınız.

Hafta sonu tatili için tatil adında bir vardıya kaydı yaparak “Bu vardiya tatil vardiyasıdır” kutucuğunu işaretlememiz gerekmektedir.
Resmi tatiller için Resmi tatil adında vardıya tanımı yaparak “Bu vardiya resmi tatil vardıyasıdır” kutucuğunu işaretlemelisiniz. Burada belirlemiş olduğumuz vardıyalarımızı Çalışma planlarından çalışma saatleri alanına seçeriz.

Gün içerisinde vardiyaya ait 2.mesai sistemi bulunuyor ise vardiya kaydı üzerinde bulunan 2.mesai alınına geçerek gereken başlama ve bitiş saatlerini girerek vardiya kayıtlarımızı tamamlarız.

6) ÇALIŞMA PLANLARI

6-a) Genel Bilgiler

Çalışma planlarımıza vardiya tanımlarında kayıt etmiş olduğumuz çalışma saatlerini seçeriz. Burada çalışma grup adını belirtmeliyiz. Yapmış olduğumuz çalışma planları Personel kart kaydı>>Personel takip bölümünde bulunan çalışma planı alanına seçilir. Buradaki amaç hangi personelimizin hangi saatlerde çalışacağını belirlemektir.

Geç kalma toleransı; Personelimize geç kalma süresi olarak tolerans tanıyabiliriz. Bu alana dakika olarak süre belirtmeliyiz. Tolerans süresi geç kalma cezasına ve kesintisine dahil edilmez.
Mazeretsiz işe gelmeme cezası; Personelimiz mazeretsiz olarak işe gelmemesi durumunda O güne ait ücretinin yüzde kaçını keseceğinizi bu alandan belirtebilirsiniz.
Ücret kesintilerini fazla mesaiden Telafi et; Bu seçeneği  işaretlerseniz personel gün içindeki çalışma saati eksikliklerini fazla mesaisi ile tamamlar.Örneğin 1 saat geç kalıp 2 saat fazla mesai yapıldığında fazla mesaisinin 1 saati ile geç kaldığı süre tamamlanır. Kalan 1 saat ise fazla mesai  olarak işlenir.

6-b) Çalışma Takvimi

Bu sekmede yaptığımız vardiya tanımlarını ilgili aylarda hangi günlerde olduğunu tanıtıyoruz. Resimde de görüldüğü üzere mouse ile birden fazla gün seçilip, sağa tıklanması ile yaptığımız vardiya tanımları arasından seçerek mesai tanımlama işlemini gerçekleştiriyoruz.

Ayrıca birden fazla vardiya ve tatil günlerinin de tanımlandığı kısımdır.

 7) MAZERET İZİN TANIMLARI

Mazaret izin tanımları bölümünden personelimizi vereceğimizin izin sebeplerini kaydederiz. İzin sebebine göre vermiş olduğumuz izinden dolayı ücretinden kesinti yapılıp yapılmayacağını ücretli kutucuğunu işaretleyerek/işaretlemeyerek belirtebilirsiniz.
Ücretinin tümünü kesebileceğimiz gibi gerekirse izin tanımına %yüzde olarak kesinti uygulayabiliriz.

Cevap : Şirketi seçip programı açtıktan sonra Tanımlar ==> İşyeri kayıtları yapmanız gereklidir. Buradan Departman Kayıtlarını ve işletmenin SSK bilgilerini girmeniz gereklidir.  SSK bilgilerini girdiğiniz ekranda işletmenin tehlike sınıfını girmeniz istenir.  Bu değer işletmenizde karşılaşılan kaza oranı ( işin tehlike boyutunu ) göstermektedir. Bu işlemleri eksiksiz yapmanız gerekmektedir. Karşılaştığınız sorun Kontrol Paneli ve AKINSOFT Wolvox İnsan Kaynakları programlarının sürüm uyuşmazlığından kaynaklanabilmektedir. www.akinsoft.com.tr adresinden son sürümleri indirip, kurunuz. Kontrol Panelinde Veri Tabanı İşlemleri ==> DBUpdate işlemini yaptığınız takdirde sorununuz ortadan kalkacaktır.

Cevap : Bilgiler 3 sekmesine geldiğinizde, “Ayar” butonuna bastığımızda karşımıza çıkan ekrana “Kategori Adı” kısmına ekleyeceğimiz menünün adını yazıyoruz. “Ör: Ek bilgiler v.b. olabilir.” Bu işlemi yaptıktan sonra ekranın sağ tarafında bu sekmenin altında yer alacak, sizin istediğiniz seçenekleri “Alan Tanımı” kısmına yazıp, o kısma girilmesini istediğiniz bilgilerin türünü de seçtikten sonra ( Tarih, Sayı, Metin, Çoktan Seçmeli v.b.) “Tamam” butonuna basmanızla birlikte istediğiniz sekme ve ek seçenekler eklenecektir.

Eğer seçmeli sorular eklemek istiyorsanız “Alan Tanımı”na istediğiniz bilginin ismini girdikten sonra “Veri Tipi” kısmından “Çoktan Seçmeli” seçilip, hemen yanında açılan seçenekler kısmına da seçmeli olarak sormak istediğiniz soruları alt alta yazmalısınız. Bu işlemi yapıp tamam butonuna basıtığınızda işleminiz gerçekleşir.

Cevap : Kontrol panelini açıp “ Yetkili “ sekmesinden “ Lisans “ a gelelim. Burada hangi programımızın açılışında hata veriyor  ise ( Wolvox Ön Muhasebe, İnsan Kaynakları.. vb.) seçtikten sonra sağ tarafta bulunan “client tanımları” nı tıklayarak, bu bölümündeki clientleri seçip silelim ve programı yeniden başlatalım.

Cevap : İlk olarak personelinizi WOLVOX Ön Muhasebede kaydettiğiniz carilerle ilişkilendirmeniz gerekmektedir. Bu işlemi personel kartı üzerinde bulunan ‘bağlı olduğu cari kart’ alanından yapabilirsiniz. Daha sonra yetkiliden genel ayarlara gelerek burada bulunan ‘Avans hareketlerini ön muhasebeden çek’ seçeneğini işaretleyiniz. Ön muhasebede avans ödemesi yaparken cari hareket girişi alanını kullanarak özel kodu kısmına ‘AVANS_AYYIL’ (AVANS_082009) yazılmalısınız. Hareket girişi sonrasında yapmış olduğunuz ödeme personelinizin maaşından avans olarak düşecektir.

Cevap : İnsan Kaynakları programında Bordro ==> Asgari Geçim İndirimi ’ni seçiyorsunuz. Karşınıza gelen filtreleme ekranından AGİ’yi hesaplanmasını istediğiniz personelinizi seçtikten sonra sağ üst taraftaki “Hesapla” butunonu tıklayarak AGİ yi hesaplama işlemini bitiriyorsunuz.  Burada dikkat edilmesi gereken Puantaj ==> AGİ ==> Bordro hesaplama sırasının doğru şekilde takip edilmesidir. Bu sıralama değişirse AGİ hesaplamasında problem yaşanabilir.

Cevap : Öncelikle Vardiya Tanımları ve Çalışma Planlarının oluşturulduğundan emin olunmalı. Personele ait çalışma planı atamasının yapılıp yapılmadığı kontrol edilmelidir. (Personel kartı üzerinde bulunan personel takip sekmesinden kontrol edebilirsiniz.)

Cevap : Evet, mümkündür. Bunun için Personel Takip ==> Giriş Çıkış Kayıt veya Personel takip ==> Toplu Giriş Çıkış-Mazeret İşleme seçeneklerinden biri, yapılacak işleme göre seçilmelidir. Toplu   seçim uygulanacak ise İşle kısmından personel seçimi yapılır, seçilen personeller için Toplu Hareket İşle butonu ile Giriş Çıkış’lar kayıt edilir.