AKINSOFT WOLVOX programında yıl sonu devir işlemini nasıl yaparım?

  AKINSOFT WOLVOX programında yıl sonu devir işleminizi aşağıdaki yolları izleyerek yapabilirsiniz.

Uyarı: Devir işlemi için AKINSOFT WOLVOX Kontrol Panel programınızın sürümünün güncel olması gerekmektedir. Eğer eski bir versiyon kullanıyorsanız; Kontrol Paneli, Ön Muhasebe ve kullanmakta olduğunuz tüm WOLVOX programlarınızı güncellemeniz gerekmektedir.

Devir işlemine başlamadan önce, mutlaka veritabanınızın yedeğini alınız!

AKINSOFT WOLVOX Kontrol Panel programınızın son sürümünü buradan indirebilirsiniz.

Öncelikle eğer sisteminiz çok kullanıcılı ise, bağlı olan tüm kullanıcıların oturumlarını kapattıklarından emin olunuz. WOLVOX programında yeni yıla devir işlemi için, Server makineden Kontrol Paneli’nde bulunan “Yetkili Kişi” menüsünden “Devir İşlemleri” alanına geliniz.

* Karşınıza, aşağıda ekran görüntüsü verilen pencere açılacaktır. Açılan bu pencereden sırası ile aktarım yapılacak yılı, “Oluşturulacak Çalışma Yılı” hanesine girip (Örn. 2011) devir işlemi için baz alınacak son işlem tarihini giriniz. (Örn. Devir İçin Son İşlem Tarihi: 31.12.2010)

* Bu aşamadan sonra devir yapılacak şirket yada şirketlerinizi seçiniz. Eğer birden fazla şirket ile çalışıyorsanız ve listedeki tüm şirketleri devir yapmanız gerekiyorsa, “Hepsini İşaretle” seçeneğini kullanarak tüm şirketleri tek seferde devir yapabilirsiniz.

* Modül bazında aktarılmasını istediğiniz verileri işaretleyerek yada aktarılmasını istemediklerinizin işaretini kaldırarak, programınızı yeni yıl için devir işlemine hazır hale getirmiş olursunuz.

* Tüm ayarlamalarınızdan sonra alt tarafta bulunan “Yeni Yıl Devir İşlemine Başla” butonuna basarak devir işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.

 
Bir sorun ile karşılaşır ya da buradaki yardım, işlemlerinizin çözümüne yardımcı olmamış ise; AKINSOFT Genel Merkez Müşteri Hizmetlerini +9 (0 332) 444 40 80 veya İstanbul Bölge Müdürlüğümüz için +9 (0 212) 444 40 80 nolu telefonumuzu arayarak ya da size en yakın Çözüm Ortağımızla irtibata geçerek yardım alabilirsiniz.

1. Tanımlar menüsünden İşyeri Tanımlarınızı yapıyorsunuz,
2. Tanımlar / Vardiya planlarınızı oluşturuyorsunuz (kaç vardiyanız var ise vardiya tanımlarından saat aralıklarını belirterek tanımlamalarını gerçekleştiriyorsunuz)  Sabah,akşam,gece ve tatil vardiyası gibi…
3. Tanımlar / Çalışma Planlarını ay bazında oluşturuyorsunuz (1 aylık periyod içerisinde hangi haftanın vardiyalı hangi haftanın sürekli gündüz çalışma planında olacağını belirtiyorsunuz),
4. Personellerinize ait bordro ve puantaj takibini yapacaksanız “tanımlar” menüsünden “yasal sabitler”i de ister web üzerinden isterseniz varsayılan sabitleri belirtilen ay için aktarabilirsiniz.
5. Personel kayıtlarınızı, personel menüsünden yeni personel kayıt seçeneğinden yapabilirsiniz,
6. Personel kaydında;
                                   ■Personel işyeri kaydını seçim yapınız,
                                   ■Personel departmanını seçim yapınız,
                                   ■Personel adı soyadını giriniz,
                                   ■Personel işe giriş tarihini(IK) giriniz ve diğer özel bilgileri ile SGK bilgilerini tamamladıktan sonra (Bordro ve puantaj oluşturulmayacak ise SGK bilgilerini doldurmanıza gerek yoktur.) personel takip sekmesine tıklayınız.
                                    ■Personelin çalışma grubunu (Sürekli gündüz veya vardiyalılar) seçim yapınız,
                                    ■Personelin giriş kart numarasını yazınız. (Giriş kart numarası işletmede kullanılmak üzere size             önerilen cihaza personelinizin parmak izini veya kart numarasını tanıtırken cihaza her personel için verilen koddan oluşmaktadır.)
                                    ■Maaş bilgilerini (aylık veya saatlik olarak) giriş yapınız,
         Kayıt ettiğiniz personellerinizin çalışma vardiyası sürekli değişken ise her personel için ayrı ayrı vardiya tanımlarınızı ve çalışma planlarınızı oluşturabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken “Personel Takip” menüsünden “Personel giriş çıkış raporunda” personellerinizi listeleyerek “personel mesai çizelgesi” sekmesinden karşımıza gelecek olan ay bazındaki takvim üzerinde hangi gün vardiyalı, hangi gün sürekli gündüz çalışılacak ise buradan ayarlayabilirsiniz. Burada personelin tatil vardiyası hangi çalışma günleri ise belirleyebilirsiniz.

Bunun için cari hareket girişi alanına girişte, cari kart bulma penceresi karşınıza gelecektir. Seçtiğiniz cari kartının bilgileri otomatik olarak forma aktarılır. Seçtiğiniz müşterinin cari kart kaydını yaparken döviz hesabı kullan seçeneğini seçmişseniz  döviz işlemi bilgileri de otomatik gelir.

Müşteri bilgileri ekrana geldikten sonra yapacağınız işlemler şu şekildedir:

1) Özel kodunu girebilirsiniz. (İsteğe bağlı)
2)  İşlem tutarını belirtiniz (TL / Döviz)
3) İşlem türünü belirtiniz (Nakit, Evrak, Dekont…vs)
4) Vadesi var ise vade tarihini belirtiniz. (isteğe bağlı)
5) Tutar türünü (Borç/Alacak) belirtiniz ve  (kaydet) butonuna basınız

Alt tarafta görünen aktar butonu carinizin toplam borcunu veya alacağını kapatma işlemi için kullanılır. Aktar butonuna basmanız durumunda carinizin tüm borç-alacak toplamı harekete yansıyacak, kaydetmeniz durumunda carinizin borç-alacağı kapanmış olacaktır.

İşlem Tutarı Örnek:

Müşteriniz ile TL olarak alışveriş yapmış iseniz TL fiyatının solundaki kutucuğun işaretli olması gerekir. Hesabına TL olarak işler.

Müşteriniz ile TL olarak alışveriş yapmış iseniz ancak size döviz ödemiş ise Döviz fiyatının solundaki kutucuğun işaretli olması gerekir. Hesabına TL olarak işler. Eğer Döviz hesabına işlenmesini istiyorsanız  “Döviz Hesabına İşle” seçeneğini işaretleyiniz

Birden fazla kasa işlem yapıyorsa, yapılan nakit hareketlerde, nakit hangi kasaya girmişse seçmeniz gerekir.

İpucu-1: Müşterinize, işlemiş olduğunuz hareket ile ilgili tahsil-tediye makbuzu vermek istiyorsanız “YAZDIR” butonuna basmanız yeterli olacaktır.

İpucu-2: Dekont, Kredi Kartı, Pos işlemleri banka ile ilgili olduğundan işlem türü olarak bu seçeneklerden birisini seçtiğiniz takdirde sizden banka seçimi isteyecektir. Banka seçimi yaparak işlemi tamamlayabilirsiniz.

Nakit işlemi kasa ile ilişkili olduğundan işlem türü olarak Nakit seçmiş iseniz sizden kasa seçimi isteyecektir. Birden fazla kasa kaydınız var ise ilişkilendirmek istediğiniz kasayı seçerek işlem yapabilirsiniz.

Uyarı: Devir işlemi için AKINSOFT WOLVOX Kontrol Panel programınızın sürümü güncel olmalıdır. Eğer eski bir versiyon kullanıyorsanız Kontrol Paneli, Ön Muhasebe vb. programlarınızı güncelleyiniz!..

AKINSOFT WOLVOX Kontrol Panel programınızın son sürümünü buradan indirebilirsiniz.

Devir işlemine başlamadan önce, mutlaka veritabanınızın yedeğini alınız!.  Sisteminiz çok kullanıcılı ise bağlı olan tüm kullanıcıların oturumlarını kapattıklarından emin olunuz. WOLVOX programında yeni yıla devir işlemi için, Server makineden Kontrol Paneli’nde bulunan Yetkili  menüsünden Devir İşlemleri’ne tıklayınız.

Karşınıza, aşağıda ekran görüntüsü verilen pencere açılacaktır. Açılan bu pencereden sırası ile aktarım yapılacak yılı, “Oluşturulacak Çalışma Yılı” hanesine girip (Örn. 2010) devir işlemi için baz alınacak son işlem tarihini giriniz. (Örn. Devir İçin Son İşlem Tarihi: 31.12.2009)

Bu aşamadan sonra devir yapılacak şirket ya da şirketlerinizi seçiniz. Eğer birden fazla şirket ile çalışıyorsanız ve listedeki tüm şirketleri devir yapmak isterseniz, “Hepsini İşaretle” tuşuna tıklayınız.

Modül bazında aktarılmasını istediğiniz verileri işaretleyerek ya da aktarılmasını istemediklerinizin işaretini kaldırarak programınızı yeni yıl için, devir işlemine hazır hale getirmiş olursunuz.

Bir sorun ile karşılaşır ya da buradaki yardım, işlemlerinizin çözümüne yardımcı olmamış ise; AKINSOFT Genel Merkez Müşteri Hizmetlerini +90 (332) 444 40 80 veya İstabul Bölge Müdürlüğümüz için +90 (212) 444 40 80 nolu telefonumuzu arayarak ya da size en yakın Çözüm Ortağımızla irtibata geçerek yardım alabilirsiniz.

Barkodlu proximity kartlar ve parmak izi okuyucu sistemler ile kapı ekranı, mesai, vardiya, maaş kayıtları ve giriş-çıkış kayıtlarınızın takibini yaparak, personel giriş ve çıkışlarını kontrol altına alabilirsiniz.

WOLVOX İK Giriş-I
İK nın kullanımına başlarken ilk yapılması gerekenler Şirket Seçimi, Genel ayarlar, İş yeri kayıtları, Yasal sabitlerin tanımlanmasıdır.

1)ŞİRKET SEÇİMİ

Kontrol Panelinde “Yetkili ==> Şirket Kayıt İşlemleri” kısmından ilk önce şirket (veya şirketlerin) tanımlarının yapılması gereklidir.İK programı açıldığında “Yetkili ==> Şirket Seçimi” kısmına gelinerek buradan işlem yapacağımız şirketin seçilmesi veya değiştirilmesi işlemi gerçekleştirilebilir.İsteğe bağlı olarak “Varsayılan Yap” tanımlaması yapılarak program açılışı esnasında şirket seçim işlemini otomatik yapmamıza olanak verir.

2)GENEL AYARLAR

2-a)Parasal Ayarlar
Programda kullanacağınız para birimleri ile ilgili ayarları buradan yapabilirsiniz. Virgülden sonraki basamak sayısını yükselterek, yuvarlama olan rakamlarda yuvarlama yapmamasını sağlayabilirsiniz. Bordro küsurat yuvarlama seçeneği ile küsuratlı hesaplamalarda rakamları aşağı ya da yukarı yuvarlatarak net rakamı elde edersiniz.

2-b) Personel Takip

 -Maaş Hesaplama Sekmesi
Personel takip modülünüzle ilgili ayarlamaları yapabileceğiniz alandır. ‘Personel takip maaş hesabı kullan‘ seçeneğini işaretlemeniz durumunda giriş çıkış bilgilerine göre personelin net maaşının hesaplaması yapılmaktadır. Buna göre personel kartında personel takip alanına maaş bilgisi yazılmış ise bu seçenek işaretlendiğinde kaydındaki maaşından gelmediği günlerin kesintisini yapacak veya ayarlarınıza bağlı olarak fazla mesaiyi maaşına dahil edecektir.

-Giriş Çıkış Saati Yuvarlama Sekmesi
Bu alandan personelinizin giriş çıkışı ile ilgili yuvarlama dilimlerini belirleyebilirsiniz. Yuvarlama şekline göre maaş hesaplaması yapmaktadır.

 2-c) Personel Kartları
Personel kart kaydı için personel numarasının otomatik verilmesini istiyorsanız bu alanı kullanmanız gerekmektedir. Buradan personel kodunun başına yazılmasını istediğiniz özel bir kod var ise belirtebilirsiniz.

2-d) Genel Ayarlar
Bu seçeneği işaretlemeniz durumunda personelinize vermiş olduğunuz avansı ön muhasebe programımızdan direkt olarak personel kartına yansımasını sağlayabilirsiniz. İşlemin doğru olması için hareket cari hareket girişi alanını kullanmanız ve hareketin özel kodu alanına açıklamada belirtildiği gibi AVANS_AYYIL yani AVANS_082009 yazılmalıdır.

3)İŞYERİ KAYIT İŞLEMLERİ

Şirketimize ait iş yeri kayıtları bu alandan yapılmaktadır.

3-a) İşyeri Kayıtları

İş yeri kodu, iş yeri adı,Yetkilisi v.b iş yeri bilgilerimizi girebiliriz.

3-b) Departman Kayıtları

Departman  bilgileri alanında departman kayıtlarınızı yapabilirsiniz.

3-c) SSK- Bordro Bilgileri

İlgili sekmeler;

Genel —> şirketinize ait SSK – Bordro bilgilerini kaydetmenize olanak verir.
Muhasebeci Bilgileri —> Muhasebecinize ait bilgileri bu sekmeden girebilirsiniz.
Personel Sigorta grupları —> Bu alanında ise Personel sigorta gruplarını görebilirsiniz. Değiştirmek istediğiniz sigorta oranlarını bu alandan değiştirebilirsiniz.
Ek Gelir/ Ek Kesintiler —> İş yerinizde personellerinize uygulamış olduğunuz ek gelir/ek kesintileri bu alandan tanımlayabilirsiniz.

 
4) YASAL SABİTLER

Bu alanda yasal sabitleri belirleyebilirsiniz. İşyerlerine ait sabitler bu alandan alınmaktadır. İş yeri bul butonuna tıkladığınız zaman tanımlı olan yasal sabitler otomatik olarak tüm aylara gelecektir. “WEB den Güncelle” seçeneği ile değişen yasal sabitler güncellenebilmektedir. İlgili sabitleri diğer aylardan alıp , aktarma işlemlerinide gerçekleştierbilirsiniz.

Not:  Güncelleme yapabilmek için internet bağlantınızın olması gerekmektedir.

Ayrıca “Gelir Vergisi Bilgileri” ve “Ek Bilgiler” sekmesinden de ilgili yasal bilgiler incelenebilir.

Bu bölümde işletmenizde uygulamış oldugunuz vardiya kayıtlarını yapabilirsiniz. Vardiya adı, tanımı, başlama ve bitiş saatlerini, mesai kat sayını girdikten sonra kaydet butonuna basarak vardiya kaydımızı tamamlamış oluruz.

Hafta sonu tatili ve resmi tatiller için de vardiya tanımı yapmalısınız.

Hafta sonu tatili için tatil adında bir vardıya kaydı yaparak “Bu vardiya tatil vardiyasıdır” kutucuğunu işaretlememiz gerekmektedir.
Resmi tatiller için Resmi tatil adında vardıya tanımı yaparak “Bu vardiya resmi tatil vardıyasıdır” kutucuğunu işaretlemelisiniz. Burada belirlemiş olduğumuz vardıyalarımızı Çalışma planlarından çalışma saatleri alanına seçeriz.

Gün içerisinde vardiyaya ait 2.mesai sistemi bulunuyor ise vardiya kaydı üzerinde bulunan 2.mesai alınına geçerek gereken başlama ve bitiş saatlerini girerek vardiya kayıtlarımızı tamamlarız.

6) ÇALIŞMA PLANLARI

6-a) Genel Bilgiler

Çalışma planlarımıza vardiya tanımlarında kayıt etmiş olduğumuz çalışma saatlerini seçeriz. Burada çalışma grup adını belirtmeliyiz. Yapmış olduğumuz çalışma planları Personel kart kaydı>>Personel takip bölümünde bulunan çalışma planı alanına seçilir. Buradaki amaç hangi personelimizin hangi saatlerde çalışacağını belirlemektir.

Geç kalma toleransı; Personelimize geç kalma süresi olarak tolerans tanıyabiliriz. Bu alana dakika olarak süre belirtmeliyiz. Tolerans süresi geç kalma cezasına ve kesintisine dahil edilmez.
Mazeretsiz işe gelmeme cezası; Personelimiz mazeretsiz olarak işe gelmemesi durumunda O güne ait ücretinin yüzde kaçını keseceğinizi bu alandan belirtebilirsiniz.
Ücret kesintilerini fazla mesaiden Telafi et; Bu seçeneği  işaretlerseniz personel gün içindeki çalışma saati eksikliklerini fazla mesaisi ile tamamlar.Örneğin 1 saat geç kalıp 2 saat fazla mesai yapıldığında fazla mesaisinin 1 saati ile geç kaldığı süre tamamlanır. Kalan 1 saat ise fazla mesai  olarak işlenir.

6-b) Çalışma Takvimi

Bu sekmede yaptığımız vardiya tanımlarını ilgili aylarda hangi günlerde olduğunu tanıtıyoruz. Resimde de görüldüğü üzere mouse ile birden fazla gün seçilip, sağa tıklanması ile yaptığımız vardiya tanımları arasından seçerek mesai tanımlama işlemini gerçekleştiriyoruz.

Ayrıca birden fazla vardiya ve tatil günlerinin de tanımlandığı kısımdır.

 7) MAZERET İZİN TANIMLARI

Mazaret izin tanımları bölümünden personelimizi vereceğimizin izin sebeplerini kaydederiz. İzin sebebine göre vermiş olduğumuz izinden dolayı ücretinden kesinti yapılıp yapılmayacağını ücretli kutucuğunu işaretleyerek/işaretlemeyerek belirtebilirsiniz.
Ücretinin tümünü kesebileceğimiz gibi gerekirse izin tanımına %yüzde olarak kesinti uygulayabiliriz.

Cevap: İlk olarak yazarkasa bağlantısı yapılır ve yazarkasa programı kurulur. Bu işlemlerden sonra WOLVOX programı açılarak Fatura modülündeki MPOS 2001 seçilerek C sürücüsünde oluşan POSKON ve POSGENEL dizinleri belirterek Ürün Dosyası Oluştur butonuna basılır böylece programdaki verilerin yazarkasaya aktarılması sağlanır.

Alış faturasında stoğunuzu seçip kaydet butonuna bastıktan sonra karşınıza gelen “Satış Fiyatı Yeniden Oluşturulsun mu?”  sorusuna evet demeniz durumunda karşınıza Satış Fiyatı Oluşturma penceresi gelecektir.

Burada stoğunuzun yeni alış fiyatı ile yüzde kaç kar marjı ile satılacağını görebilir, isterseniz kendiniz kar marjı yazıp satış fiyatının bu alanda değişmesini sağlayabilirsiniz.

Bunun dışında cari eşlemesi için otel programımızın genel ayarlarında bulunan ‘WOLVOX Cari – Otel Müşteri Eşleştirmesi’ alanı bulunmaktadır. Buradan Otel Müşteri Tablosu ve Cari Tablosu seçerek WOLVOX Ön Muhasebede kayıtlı olan carilerinizi tekrar aktarmayı engellemiş olursunuz. Yani soyadı üzerinde bir eşleme yaparsanız, Otel programında çıkışını yapan müşterinizi Ön Muhasebe programında aynı soyisme eşlemiş olur, bu sayede de tekrar cari olarak kaydolmasını engellemiş olursunuz.

1) Genel Ayarlar ==> Sipariş Ayarları ==> Alınan Sipariş 2 ==> Beklemede olan siparişleri otomatik kontrol et seçimi ile Sipariş Durumu “Beklemede” olan alınan siparişleri takip etmesi için personel ataması yapılabilir.

2) Genel Ayarlar ==> Sipariş Ayarları ==> Alınan Sipariş 2 ==> Onaylanan olan siparişleri otomatik kontrol et seçimi ile Sipariş Durumu “Onaylanan” olan alınan siparişleri takip etmesi için personel ataması yapılabilir böylece Onaylanan siparişlerin derhal üretime aktarılması için ilgili personele bilgi anında ulaşmış olur. 

3) Genel Ayarlar ==> Sipariş Ayarları ==> Alınan Sipariş 2 ==> Alınan siparişlerin teslim tarihlerini otomatik kontrol et seçimi ile teslim tarihi yaklaşan siparişleri, belirlenen gün önceden uyarır böylece geç teslimatların önlemi vaktinde alınabilir.

4) Genel Ayarlar ==> Sipariş Ayarları ==> Verilen Sipariş 2 ==> Beklemede olan siparişleri otomatik  kontrol et seçimi ile Verilen Siparişlerin durumu “Beklemede” olanları uyarması için personel ataması yapılabilir. Böylece Satınlama için verilen siparişler, ilgili personelin ekranına bilgi olarak anında düşer ve satınalma işlerinde zaman kaybı yaşanmaz.